¿Cómo elegir un Software Contable Administrativo?

 

Cuando un negocio empieza, por lo general tiene recursos limitados por lo que ahorra en cosas que no considera muy necesarias como un software contable que le ayude a administrar su negocio, y realiza facturas a mano o en una hoja electrónico como Excel posiblemente, en algunos casos adquieren copias piratas de algún software.

De esta manera empiezan ahorrando, hasta que surge algún problema (o pueden ser varios) por ejemplo no recuerdan todos los precios, es muy difícil que una nueva persona se incorpore a la compañía (ya que tiene que saber de memoria muchas cosas y termina preguntando continuamente al dueño), existen perdidas de mercadería ya que no se puede llevar un buen control del inventario, o se pierde la información (no pueden pedir soporte técnico pues no compraron el software) y nadie sabe como facturar ya que no saben los precios.

Después de un tiempo de haber sufrido estos problemas, se opta por adquirir un software, que por lo general son buenos, se parecen ya que todos tienen los módulos básicos de contabilidad, facturación, cuentas por cobrar y pagar, Inventarios, activos fijos; con lo cual mejora en buena medida el funcionamiento de la empresa, hasta que se empiezan a producir otro tipo de problemas, no cuadra la información de los módulos entre sí, las cuentas por cobrar y pagar presentan inconsistencias, no se tiene suficiente ayuda por parte del sistema en la generación de los anexos transaccionales y de los formularios del SRI; cuando se tiene algún problema técnico no hay personal que le entregue el soporte necesario en el tiempo oportuno, pero la empresa no cuenta con el suficiente personal o la atención es muy tardía.

Esta debe ser una de las razones por las cuales el 90% de las empresas quiebra antes de llegar a los 5 años de funcionamiento.

Cuando estos problemas son reiterativos, se decide a buscar un software de mejor calidad, que use tecnología de punta, que haya sido ya probado, algunas veces los precios de estos programas son muy altos por lo que se retrasa la adquisición de un nuevo software.

Cuando su empresa crece más tiene la necesidad de abrir nuevas sucursales o realizar personalizaciones para mejorar el manejo del negocio; también es posible que las leyes del Ecuador hayan cambiado y que necesite que el software se adapte a esos requerimientos, surge aquí algunas veces otro problema, tiene un software cerrado que no es capaz de adaptarse y las actualizaciones son lentas o costosas.

Otro punto importante es el tiempo de uso de la licencia proporcionada, existen empresas que proporcionan la licencia de uso de su software contable por un año, otras que sus costos son por cada empresa que Ud. tenga, esto puede encarecer el producto que Ud. adquiera.

En su próximo software usted desea que tenga la capacidad de crecer con su empresa, que tenga un soporte técnico adecuado, que se pueda desarrollar con sus requerimientos, que este en continua mejora.

Cuando su empresa tenga sucursales desea que la información este en línea, que no gaste en líneas dedicadas o un ancho de banda excesivo; que sea capaz de tener la información de cada uno de sus sucursales, separada y consolidada, desea ser capaz de obtener un balance de resultados de cada una de sus sucursales o comparativo de todas.

Busque los productos que le dan una mayor utilidad, no necesariamente los que más vende, enfóquese en estos, busque los que menos utilidad le dan y es muy simple ya no los adquiera, tendrá más flujo de efectivo y espacio en sus bodegas; de igual manera debe identificar a sus mejores clientes, no al que más le vende sino con el que más gana; en una ocasión al hacer este análisis, se descubrió que el cliente que más se le vendía estaba en el tercer lugar en cuanto a utilidad (ya que se le daba un descuento grande), y a un cliente que no se le vendía mucho era el que más utilidad le daba ya que no tenia descuentos, después de este análisis el gerente de la empresa decidió ser más duro en las negociaciones con quien el creía que era su mejor cliente, y buscar formas de hacer mas negocios con quien él creía que no era un cliente tan importante.

Según Pareto en muchas empresas el 80% las utilidades se obtienen con el 20% de las ventas.

Muchas empresas cuando empiezan ponen sus productos estrella muy visibles y les dan gran empuje, después de un tiempo ponen atención a productos que no han vendido, con esto la imagen de la empresa se deteriora, es mucho mejor sacar esos productos como venta de saldos y seguir dando el enfoque principal a lo que mas se vende y sobretodo con lo que más se gana.

En los locales comerciales donde se atiende al público con vendedores, se puede usar un software de punto de venta que le muestre a los clientes lo que buscan, además de sus promociones son imágenes y videos. Esto representa tener a una persona que este permanente atendiendo al público pero sin el costo mensual que esto representa.

Publicite sus productos en el Internet llegue a muchos miles de usuario, que están deseosos de los productos que usted ofrece, con un costo muy bajo y que le puede dar grandes ganancias.

Entre 5 años y 10 años de creación de las empresas, desaparecerán todavía otro porcentaje grande de empresas, debido a la competencia, y por no saber aprovechar las oportunidades que se presentan.

Es por eso que recomendamos que escoja muy bien el sistema que le va a ayudar en el desenvolvimiento de su trabajo, le puede traer grandes beneficios.

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