Guión

 

Haremos un recorrido breve de las características principales del Sistema Blasar Management.

El sistema Latinium es un sistema Multiusuario y multiempresa que consta de los módulos de Contabilidad, Facturación, Roles de Pago totalmente integrados.

En el módulo de contabilidad tenemos el plan de cuentas, los asientos, reportes, conciliación bancaria, etc.

 

Dentro del módulo de Facturación tenemos las compras, ventas, devoluciones, ingresos y egresos de bodega; inventarios y sus reportes, etc.

 

Dentro de créditos tenemos cuentas por cobrar y pagar, reservaciones, pedidos, etc.

 

En el módulo de roles tenemos el ingreso de personal, rubros, impuesto a la renta, provisiones, prestamos, liquidación, reportes.

También dentro de la parte tributario tenemos la generación automática de los formularios 103, 104, y 107 y los anexos del SRI: REOC y ATS

 

Compras

Empecemos viendo el sistema a través del registro de una compra (o de una orden de compra) en esta pantalla podemos escoger el proveedor digitando sus primeras letras, también puede crear uno nuevo proveedor o actualizar la información de existentes.

 

En esta pantalla podemos ingresar la información necesaria del proveedor, el sistema puede verificar si el numero de Ruc o Cedula es correcto, para facilitar la generación de anexos. Si son contribuyentes especiales, entonces van a generar el anexo transaccional simplificado, en otro caso generarían el REOC, para esto en la pestaña básico ingresamos la autorización serie y la fecha de caducidad; también podemos registrar los rangos de validez de la factura.

Cuando ingresa esta información el sistema le alerta que esta la fecha caducada o que esta fuera de rango, permitiendole corregir esta información y manteniendo los datos correctos.

Puede ser que en el pasado haya emitido una retención del IVA a un contribuyente especial y le devolvieron la retención; o que no haya hecho la retención del IVA en una liquidación de compras por ejemplo. Para evitar estos problemas en el sistema podrá marcar la casilla Contribuyente especial y el sistema le impide realizar retenciones del IVA, o predefinir el porcentaje de retención.

En esta pantalla podemos escoger el tipo de documento que nos entregan, puede ser una factura, una nota de venta o que nosotros emitamos una Liquidación de compras. Ingresamos los bienes, servicios, activos fijos, etc. que estamos adquiriendo con el nombre o el código. Esto nos alimenta el inventario.

Artículos

Si tenemos un ítem nuevo podemos crearlo presionando el botón de la letra B, en esta pantalla registramos el código que puede ser código de barras (el sistema puede leer e imprimir códigos de barras) su descripción, y el grupo al que pertenece.

 

La clasificación  de grupos es importante ya que enlaza contablemente la facturación con la contabilidad, escogiendo las cuentas y define si el grupo es de inventarios activos fijos etc. enlazándolo a formularios y definiendo la retención que aplica. Esto se lo hace una sola vez y se asigna a los ítems que se desee. Facilitando el ingreso de información.

 

Se pueden dar otras clasificaciones a los artículos como subgrupos, marcas, modelos, etc. éstas clasificaciones nos dan la posibilidad  de obtener reportes por estos filtros como lo vamos a ver posteriormente en los reportes.

 

Retenciones

Al presionar el botón R, el sistema nos genera automáticamente la retención de acuerdo a la definición del articulo como la vimos hace poco.

 

Como el SRI esta cambiando continuamente los porcentajes de retención o creando nuevos códigos; el usuario puede acceder a la pantalla de definición de códigos de retención y cambiar los porcentajes o crear nuevos códigos.

También se pueden hacer retenciones del IVA, tanto de bienes como de servicios. La numeración de la retención puede ser automática o manual dependiendo de lo que seleccione [Archivo – Propiedades – Contabilidad].

El Valor de la retención disminuye el saldo de la cuenta por pagar.

 

Contabilidad

Con esto podemos generar el asiento contable de la compra [Clic derecho a A de pantalla de compra], como podemos ver cuando esta configurado el sistema genera automáticamente el asiento y alimenta todo lo del modulo, como es Balances, Mayores Diarios.

 


No existen procesos de mayorización desmayorización ya que el sistema es totalmente en línea. Si en este momento nosotros obtenemos un balance este ya incluye este asiento, y si modificamos alguna cuenta se corrige todo. En resumen al generar la compra se alimenta los inventarios, las cuentas por pagar, se pueden generar las retenciones y la contabilidad, también se ha generado la información para la parte tributaria anexos y formularios.

 

Tributación

Para generar los anexos transaccionales primero definimos el tipo de anexo que vamos a generar [Archivo – Propiedades – Generales – Anexo] Anexo transaccional simplificado para contribuyentes especiales o REOC. Si su empresa crece puede cambiar el tipo de anexo que genera el sistema solo cambiando esta opción.


 

En esta opción [Contabilidad – Anexo transaccional] escojemos el período y presionamos el botón Generar y obtenemos el Archivo XML que se va a abrir con el programa del SRI DIMM Anexos.


También podemos generar los formularios 103 y 104 para esto ingresamos [Contabilidad – Formularios] a esta pantalla, escogemos el mes y presionamos Formulario 103 o 104 y el sistema nos genera el Achivo xml que se abre con el programa del SRI DIMM Formularios para el envío del archivo por Internet. El proceso que vimos es todo lo que necesitamos para la parte tributaria.

 

Cuentas por pagar

Los pagos podemos realizarlos desde esta pantalla [Compras - Pestaña Pagos – pago – Nuevo] aquí escogemos de nuestra lista de cuentas corrientes, con la que vamos a realizar el pago.

 

El pago pude ser total o parcial, y la forma de pago [cheque]. Como vemos el saldo de la factura se ajusta de acuerdo al pago y se incluye el valor de la retención. La retención se puede generar desde la pantalla de la compra o desde esta pantalla.

 

Reportes

Al presionar este botón [A] generamos el egreso como vemos en la pantalla [clic derecho A]. Desde esta pantalla podemos imprimir con el icono el cheque, y con la impresora el comprobante de egreso.

Si deciden contratar con nosotros la primera parte es la configuración de reportes pre impresos por ejemplo el comprobante de egreso, cheque factura retención etc. que los cuadramos para sus impresoras y sus formatos. El generador de reportes que usamos es el Crystal Reports, y todos los reportes son accesibles al usuario por lo cual las modificaciones de reportes pueden ser realizadas por Infoelect o por el usuario.

 

Cuentas por pagar por lotes

De esta manera generamos un pago de una factura, también es posible la generación de un solo cheque que paga varias facturas. [Créditos – Cuentas por pagar] aquí escogemos al proveedor [Escoger un proveedor que le debemos varias facturas] y presionamos el icono del filtro.

Vemos en la parte inferior como se presentan las facturas que le debemos y podemos seleccionar una o varias para pagarlas. Pasándose al lado derecho, si vamos a realizar pagos parciales podemos modificar los valores en la grilla.

Al generar el asiento este genera un solo cheque de todas las facturas.

 

Ventas

La pantalla de ventas es muy semejante a la de compras por lo que se facilita el aprendizaje, si tenemos un nuevo cliente lo podemos ingresar aquí [pantalla de clientes], escogemos de la lista de precios que precio le vamos a vender, e información adicional que nos puede ayudar en la obtención de reportes por ejemplo ciudades, sectores, grupos, etc.

 

En la pestaña complemento ingresamos los días de crédito que le vamos a dar y su cupo de crédito, de tal manera que si se sobrepasa su cupo no se le permite emitir nuevas facturas, en caso de tener asignado al cliente un vendedor lo hacemos aquí o si no lo asignamos a cada factura.

 

Los productos se pueden escoger por nombre o código, se puede usar códigos de barras o  buscar los productos con la pestaña búsqueda.

Si es crédito nos alimenta las cuentas por cobrar y si el cliente nos hace una retención usamos el icono amarillo. Los cobros tienen un tratamiento similar al que vimos de los pagos tanto individual como en lotes.

 

Reportes de Resúmenes

Con lo que hemos visto hasta ahora podemos obtener una serie de reportes por ejemplo, en esta pantalla escogemos de la lista Toda transacción, venta [Verificar que este tipo de factura] para ver las ventas en el periodo que deseamos.


Todos los reportes se pueden exportar [Presionar botón de exportación] a Pdf, Excel con formato, Excel solo con datos, Word y Rtf.

 

También dentro de los reportes se pueden hacer búsquedas por ejemplo si buscamos CONECEL [Buscar un nombre de cliente conocido] el sistema lo encuentra en todo sitio que se encuentre dentro del reporte.


En esta lista [Reportes] podemos seleccionar tipos de reportes por ejemplo Gráfico cliente que nos muestra un gráfico de los mejores clientes.

 

La sección de la derecha muestra filtros por ejemplo podemos ver el reporte anterior [seleccionar factura] filtrado por cliente [escoger un cliente que tenga facturas], otro tipo de filtros es por grupos de clientes, sectores, ciudades, centros de costo.

Otro tipo de reportes es los estados de cuentas, que permite por ejemplo mostrar un reporte a nivel gerencial [escoger Saldo Total, quitar filtro en cliente] en el que se ve el total facturado, el total pagado y su saldo de todos los clientes.

Si deseamos con mas nivel de detalle escogemos el reporte saldo que nos permite ver el cliente con cada uno de sus facturas y lo pagado y retenido por cada factura. Estos reportes como en el caso anterior se pueden filtrar por cliente, ciudad, etc.

 

Reportes de artículos

Otro tipo de reporte importante es el de articulo en esta pantalla podemos ver por ejemplo cuales son los artículos que mas se venden [Reporte Artículos Top y visto en todo excepto en transacción que tiene venta]. Esto me muestra de manera gráfica cual son los productos que mas se venden.

 

Otro reporte de interés es obtener la utilidad de cada articulo [Articulo Grupo Mensual] que muestra su cantidad su costo el total vendido y lo compara con su costo lo que nos da la utilidad de cada factura y de cada articulo.

Esto es lo básico de la facturación ahora veamos la parte contable.

 

Plan de cuentas

El plan de cuentas lo podemos ver de manera gráfica, en forma de árbol, la codificación de las cuentas es separada por puntos y la cuenta de movimiento termina sin punto como lo vemos en la pantalla.


Se puede subir el plan de cuentas desde Excel o de programas semejantes. [Cual programa usan ustedes? Si es SAFI Monica TMAX MQR Fénix lo podemos subir directamente.]

 

Asientos

Los asientos son generados desde los módulos de: facturación cuentas por cobrar y pagar retenciones etc. automáticamente;  y también se puede generar asientos manuales por ejemplo notas de crédito del banco, ajustes; para esto usamos esta pantalla en la que podemos generar un asiento manual. Si el asiento no esta cuadrado [Generar asiento descuadrado y sin descripción] o le falta información vemos que el sistema no le permite grabar mientras no corrija esta información y nos muestra con los círculos rojos los errores.


Como en los casos anteriores estos asientos no necesitan procesos de mayorización o desmayorización ya que la contabilidad es en linea, en el caso de nuevos asientos y con correcciones.

 

Reportes Contables

Dentro de los reportes de contabilidad tenemos los diarios, mayores, balances, por ejemplo para generar el mayor de una cuenta seleccionamos de la lista la cuenta de un banco, y en el reporte podemos ver el código del asiento, el número de cheque, y la referencia del documento que lo genero, pago factura etc. y el debe haber y saldo.

También podemos obtener el balance de comparación, en este caso podemos seleccionar el nivel de agrupación de y de subtotales que queremos,  por ejemplo si tenemos los tres primeros niveles veremos el Activo, el activo corriente y el activo disponible. Al estar marcada también detalles veremos las cuentas de movimiento.
Lo mismo aplica para el balance general y de resultados.
Cuando realizamos una corrección en cualquier lugar esto se refleja en los asientos mayores y balances. Esto en algunos casos ahorra mucho tiempo en revisiones.

 

Conciliación Bancaria

La conciliación bancaria la podemos realizar ingresando a la pantalla de estado de cuenta, una opción es poner los vistos manualmente en las transacciones que ya han sido confirmadas, [Presionar C]pero como los bancos ya ofrecen la opción de proveer los estados de cuenta por Internet, se puede subir un archivo de Excel con la información de Fecha, referencia, detalle, valor, y el sistema compara este archivo con la contabilidad y pone el visto en las transacciones que coinciden.
Las transacciones que no coincidan por ejemplo el valor del cheque es diferente salen en el listado de errores de tal manera que se reduce el trabajo de revisión. No es tanto como que concilie el banco automáticamente pero ayuda bastante.